 |
|||
 |
|||
HUTAMAT
KARYA
PERENCANAAN
KOMUNIKASI KRISIS
Ambruknya Proyek Jembatan
Dibuat : 27 November 2015
Diperbaharui : 30 November 2015
DAFTAR ISI
Halaman
Pengenalan
Krisis 3
Penghargaan 4
Tanggal Latihan 5
Tujuan dan
Objektif 6
Media dan Publik
Utama 7
Team Krisis 8
Juru Bicara
Media 9
Juru Bicara Perusahaan
Terkait 9
Pra-Informasi 10
Pesan Utama 11
Dugaan Pertanyaan 11
Formulir
Penilaian 12
PENGENALAN
KRISIS
Perencanaan
komunikasi krisis PT Hutamat Karya
menyediakan dasar dan prosedur bagi menyatukan hubungan komunikasi antara pegawai, perusahaan,
pelanggan, pemerintah, media dan publik dalam satu situasi krisis yang sedang dialami oleh perusahaan
yaitu Ambruknya Proyek jembatan
.
Perencanaan
ini sangat dibutuhkan oleh setiap pihak yang berkaitan langsung dengan
perusahaan dalam menghadapi krisis secara terencana dan terorganisir. Sebagai salah satu
perusahaan di bidang konstruksi
inprastruktur yang mengincar segmen pembangunan inprastruktur tertentu ataupun umum
seperti jalan raya, jalan tol, ataupun jembatan,
penting sekali untuk yang
berkontribusi dalam perusahaan ini untuk memahami
bagaimana menghadapi kondisi krisis bermasalahnya
proyek yang sedang berjalan seperti ambruknya proyek jembatan ini
yang kemungkinan terjadi di perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi.
PT Hutamat Karya didirikan pada 9 Maret 1997 di Jakarta dan akan terus berusaha menjaga reputasinya terbaik dalam dunia konstruksi khusus nya di
Indonesia untuk memberikan inovasi terbaik dalam pembangunan negeri.
Divisi Public Relation
mencoba untuk membuat manajemen krisis Ambruknya
Proyek Jembatan agar para pegawai mengetahui peranannya
masing-masing dalam suatu masalah di
perusahaan ini. Perencanaan
ini akan memberikan semua informasi perusahaan terkait masalah ambruknya proyek
jembatan ini dan tentunya akan memberikan perencanaan yang terbaik untuk
perusahaan, patner kerja, dan public.
Terima
kasih
Dengan
hormat,
Akil Mochtar
Chairman and CEO, Hutamat Karya, Inc.
PENGHARGAAN
Dengan
menandatangani pernyataan ini, saya menyatakan bahwa saya telah membaca
perencanaan krisis ini dengan teliti dan mengakui bahwa saya mampu untuk
memenuhi peran saya sampai
krisis ini terselesaikan.
Tanggal:
______________________
Nama
(cetak)
______________________
Tandatangan
Kepada seluruh
staff PT Hutamat Karya,
Terima
kasih setinggi-tingginya atas bantuan semua
karyawan dan staff yang telah berkontribusi
dalam mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam mewujudkan perencanaan
krisis ini. Peran pegawai dan
staff dalam menangani krisis dalam perusahaan sangat dibutuhkan
dan kita wajib bekerja sama sebagai satu team yang kuat. Oleh sebab itu,
saya meminta kepada pegawai untuk menandatangai lembaran ini sebagai
pengakuan bahwa Anda telah membaca Perencanaan Krisis ini dengan sangat teliti.
Silahkan berikan lembaran ini kepada bagian Kepala Cabang sebagai bukti komitmen Anda kepada tujuan
kita bersama. Tanggal latihan telah ditetapkan dalam perencanaan ini dan Anda
akan diinformasikan apabila berlaku perubahan sewaktu-waktu. Jika Anda
mempunyai pertanyaan silahkan menghubungi divisi Public Relations.
Terima
kasih atas perhatiannya
Dengan
hormat,
Akil Mochtar,
Chairman and CEO, Terserah, Inc.
TANGGAL
LATIHAN
Perencanaan
komuniksi krisis dalam PT
Hutamat Karya akan dibicarakan dua
kali dalam setiap tahunnya. Perencanaan ini akan diagendekan setiap awal dan
pertengahan tahun. Setiap divisi wajib
berkontribusi dalam perencanaan ini demi meneruskan kinerja positif dalam
peningkatan mutu dan kualitas pekerjaan.
Perencanaan awal dalam krisis ini di agendakan sampai
lima tahun ke depan, yang seterusnya akan di atur lebih lanjut dalam kebijakan
komisaris perusahaan.
|
TAHUN
|
HARI & TANGGAL
|
|
2016
|
Senin, 4 Januari
Rabu, 6 Juli
|
|
2017
|
Kamis, 5 Januari
Senin, 3 Juli
|
|
2018
|
Jum’at, 5 Januari
Senin, 9 Juli
|
|
2019
|
Jum’at, 4 Januari
Senin, 1 Juli
|
|
2020
|
Jum’at, 3 Januari
Senin, 6 Juli
|
Catatan:
Pertemuan ini wajib diikuti oleh semua divisi dikantor
pusat dan kepala kantor cabang beserta kepala staff dalam kantor tersebut.
TUJUAN DAN OBJEKTIF
TUJUAN:
Sebagai perusahaan yang
bergerak dalam bidang konstruksi yang selalu bekerja sama dengan perusahaan
lain, pemerintah, dan media masalah terbesar dalam perusahaan ini yaitu saat
ambruknya sebuah proyek atau gagalnya suatu proyek yang dikerjakan. Masalah
seperti ini sudah pasti akan membuat reputasi
perusahaan menjadi turun dan mempengaruhi semua sistem yang ada dalam
perusahaan. Tujuan dari manajemen krisis ini
untuk menjalin hubungan interen perusahaan agar dapat bekerja dengan baik dan
agar terorganisirnya krisis ini untuk perbaikan dalam setiap tahunnya.
OBJEKTIF:
- Untuk
senantiasa mewujudkan dan mempertahankan kepercayaan Publik sebagai
perusahaan yang memiliki manajemen yang baik
- Untuk
menciptakan hubungan
yang baik dalam perusahaan
sebagai proses peningkatan mutu kerja
- Untuk
menghindari kepanikan yang terjadi dalam internal perusahaan dalam
menghadapi suatu
krisis dalam perusahaan
- Untuk
memastikan semua keamanan seluruh pekerja lapangan dengan mengutamakan keselamtan dalam bekerja
- Untuk
memahami penyebab krisis serta
mengmbil keputusan untuk masa jangka panjang.
MEDIA
UTAMA
Berikut
adalah daftar nama media utama yang dapat dihubungi sekiranya berlaku keadaan
darurat. Seluruh media ini akan diundang dan dihubungi untuk menghadiri media briefing dan konferensi pers.
Anas
Ursuapin Nazarudin Suapan
Wartawan Kompas Wartawan
Indo Pos
Hp :
0812-19911997 Hp: 0821-12140009
Gayus Tahanan Andi Malarengeng
Wartawan
matanews.com
Wartawan TVRI
Hp:
0813-89890090 Hp:
0812-84855888
Surya
Prokorup Jero
Wak ling
Wartawan
Viva.com Wartawan Media Indonesia
Hp:
0819-17444999 Hp:
0821-155959115
Dan
media-media lain yang ada di Indonesia.
PUBLIK UTAMA
- Dewan Komisaris PT Hutamat Karya
- Dirut PT
Hutamat Karya
- Team
Krisis Komunikasi
- Manager
Opeasional
- Pemegang
Saham
- Pemerintah
- Rekan
Bisnis
- Aparatur Negara
- Perlindungan Hukum
- Kompetitor
- Media
Pers
TEAM KRISIS
Berikut
adalah daftar nama tim
yang harus dihubungi dengan segera apabila keadaan darurat berlaku. Team ini
terdiri dari Direktur Utama, Manager Operasional, Pengawas lapangan,
Aparatur negara, serta pihak terkait. Akil Mochtar
selaku Direktur Utama akan menghubungi Ahmad
Aryadhi Saputra sebagai Kepala Divisi Public Relation.
Selanjutnya Ahmad Aryadhi Saputra
Akan menghubungi Pihak Terkait tempat peristiwa itu terjadi. Team
tersebut akan berdiskusi mengenai krisis yang dialami, mengumpulkan data-data
serta menjalankan tugas dan wewenangnya sebagaimana tertuang dalam Panduan Manajemen Krisis Komunikasi
|
Nama
Jabatan
|
No. Tlp
|
|
Akil Mochtar
Chairman & CEO
|
+6281367778899
|
|
Ahmad Aryadhi Saputra
Public Relation
Executive
|
+6282173733737
|
|
Azzura Sidiqqia
Public
Relation Executive
|
+6282176788890
|
|
Dimas Zain Raditya
Manajer
Operasional
|
+6281271460909
|
|
Sodikin AKM
Manajer
Kepegawaian
|
+6282177878755
|
|
Muhammad Sodik KM
Pengawas
Lapangan
|
+6281365664647
|
|
Suci Maharani
Kantor
Penanggulangan Kecelakaan
|
+628983315865
|
|
Ahadi
Polda
Setempat
|
+628983315780
|
JURU BICARA MEDIA
Juru Bicara dalam sebuah perusahaan sangatlah penting terlebih
perusahaan besar bersekala Nasional ataupun internasional seperti PT Hutamat
Karya. Juru bicara berfungsi sebagai media perusahaan dalam menjalin hubungan
dengan public. Juru bicara akan menyampaikan sesuatu yang dianggap perlu bagi
perusahaan untuk disampaikan kepada public. PT Hutamat Karya pun memberikan
wewenang ini kepada Ahmad Aryadhi Saputra sebagai kepala Public Relation, dan
Azzura Sidiqqia sebagai staff ahli divisi tersebut yang pasti mereka juga
dibantu oleh staff dan karyawan dalam divisi tersebut untuk mengumpulkan
data-data dalam penanganan krisis dilapangan.
Kemudian divisi Public Relation ini akan mendiskusikan krisis yang
dialami kepada pimpinan ataupun Dewan komisaris perusahaan kemudian mencari
langkah selanjutnya untuk menerapkan dan mensosialisasikan kebijakan yang telah
diambil, namun sebelumnya dalam proses ini Divisi Public Relation harus bisa
memperkirakan dampak dari kebijakan yang akan di ambil apakah bagus dan apa pro
kontra dari kebijakan tersebut, kebijakan akan di fikirkan matang-matang oleh
public relation.
Setelah kebijakan berjalan, divisi public relation harus mengevaluasi untuk
bisa menyimpulkan dan mengumpulkan data sebagai suatu informasi jangka panjang
perusahaan.
PRA-INFORMASI
Berikut
adalah daftar referensi informasi dari
perusahaan konstruksi PT Hutamat Karya berupa dokumen dalam menejemen perusahaan.
Document ini menunjukkan detail dari operasional perusahaan agar
tidak terjadi pendapat miss komunikasi
dalam menangani krisis ini yang akan merugikan perusahaan.
Fungsi lain dari document ini adalah sebagai bahan pembelaan bahwa operasional Perusahaan sudah sesuai prosedur.
- Laporan
dari lapangan bahwa telah memenuhi SOP
- Laporan Jaminan kesehatan & keselamatan bagi Para
pekerja
- Laporan
bahan dan alat dalam keadaan baik & layak
- Laporan harian dari lapangan
- Sertifikasi
Dinas Pekerjaan Umum
- Sertifikasi Tenaga Ahli di lapangan
- Laporan
berkala kualitas Bahan & Alat yang digunakan
- Surat Kerja Sama perusahaan
- Surat Izin Operasional Alat
- Pengawasan
langsung ke Lapangan
- Sefti untuk para pekerja
- Standard
Operasonal Darurat
- Dan lain-lain
WEBSITE
Berikut
adalah link atau
halaman web PT
Hutamat karya http://www.hutamatkarya.com. Halaman web ini dapat diperbaharui dari waktu ke waktu yang nantinya akan dikelola oleh divisi public
relation dalam perusahaan. Setiap situasi krisis
yang sedang berlangsung
akan diinformasikan melalui halaman web ini secara jelas dan terperinci.
Keterbukaan informasi terhadap krisis yang berlaku merupakan keutamaan
perusahaan. Selain itu, halaman web ini juga bersifat interaktif di mana masyarakat dapat mengirim balas
pesan kepada staff yang bertanggungjawab.
Selain halaman web diatas masyarakat dan public juga dapat meakses
informasi PT Hutamat karya di http://www.bumnpersero.com
merupakan web site yang di kelolah oleh Badan Uaha Milik Negara Republik
Indonesia hal ini tidak lepas karena PT Hutamat karya (Persero) merupakan salah
satu perusahaan yang dikelolah oleh Negara.
PESAN UTAMA
Apabila
berhadapan dengan pertanyaan yang sukar, maka perlu diingat kata kunci pesan
utama. Juru bicara harus menyampaikan pesan utama secara jelas dan berulang
kali karena ini sebagai penegasan dan komitmen perusahaan tentang standard
operasional yang Sudah djalankan oleh Perusahaan.
- Juru
bicara harus menekankan pandangan baik terhadap perusaahaan tetang krisis Ambruk Proyek jembatan ini. Hal seperti ini baru kali ini terjadi
- Juru
bicara harus meyakinkan media mereka akan bertanggung jawab sepenuhnya
terhadap peristiwa ini, baik untuk pengobatan
pekerja, hingga kerugian materi dari krisis ini
- Juru
bicara harus meyakinkan media bahwa peristiwa ini cepat
ditanggapi sehingga korban cepat dievakuasi.
- Juru
bicara dan pimpinan perusahaan meninjau langsung lokasi kejadian dan
melakukan pengamatan dengan detail sebagai bahan
referensi tindak lanjut dari kejadian Ambruknya
Proyek jembatan ini
serta menunjukkan kepedulian dan perhatiaan yang mendalam kepada para pekerja yang menjadi korban.
- Permintaan
maaf yang disampaikan oleh Pimpinan perusahaan secara langsung dapat
memberikan efek nyaman terhadap media dan masyarakat disusul dengan
pengendalian opini di masyarakat yang baik
DUGAAN PERTANYAAN
Dalam situasi
krisis, sudah menjadi rahasia publik bahwa pihak media senantiasa melakukan berbagai
cara untuk mencari informasi terperinci. Bahkan mereka kadang-kadang memberikan
pertanyaan yang dapat menjebak. Oleh karena itu, juru bicara harus berhati-hati
dalam memahami dan menjawab pertanyaan media. Berikut beberapa contoh
pertanyaan yang biasa diajukan para pers:
- Apakah
Perusahaan tidak mengecek secara langsung
kelayakan bahan dan alat yang digunakan ?
- Apakah
kejadian ini disebabkan oleh kelalaian pegawai anda ?
- Apakah perusahaan tidak mengawasi kinerja dari pekerja lapangan anda ?
- Apakah perusahaan mengutamakan keselamtan kerja ?
- Apakah
perusahaan memberikan jaminan bagi para pekerja ?
- Apakah perusahaan memastikan bahwa dilapangan telah sesuai SOP ?
FORMULIR PENILAIAN
Berikut merupakan
formulir penilaian untuk memberi tanggapan terhadap kelayakan krisis ini. Kerja sama Anda dalam menilai
Perencanaan Komunikasi Krisis ini sangat diperlukan. Silahkan isi kuesioner ini
dan kembalikan kepada bagian administrasi.
Skala 1
hingga 5. Skala 1 adalah sangat sedikit sampai ke skala 5 adalah sangat banyak.
1. Saya memahami
peranan saya dalam mencegah dan menangani krisis
1 2
3 4 5
2. Saya memahami
runtutan perencanaan komunikasi krisis secara terurut
1
2 3 4
5
3. Saya setuju
dengan tanggal latihan yang telah direkomendasikan
1
2 3 4 5
4. Saya memahami dan mengmbil kebijakan agar krisis ini tidak terjadi kedapannya
1
2 3 4
5
5. Seberapa
yakin anda bisa bertindak sesuai pedoman pada saat krisis berlaku
1
2 3 4 5
Silahkan memberi
komentar atau saran bagi perencanaan
krisis ini:
